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Le Bureau de Représentation en Chine

Par le cabinet C.i. Process (Shanghai)
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Certificat d'immatriculation d'un bureau de representation Shanghai
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Présentation et caractéristiques

Ouvrir un Bureau de Représentation reste, pour une société étrangère, un choix de forme juridique souple pour installer une présence en propre en Chine. Il implique en contrepartie d'importantes limites sur le périmètre des activités autorisées. La présentation qui suit concerne le cas le plus commun des bureaux en Chine d'entreprises commerciales étrangères (en distinction et exclusion des cas particuliers d'organisations non gouvernementales, associations internationales ou simplement applicables au cas de professions très réglementés tels que les cabinets d'Avocats par exemple).

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des questions sur le bureau de representation?
 
Mis à jour le
20 Novembre 2014
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en Chine
 
 
 
Permis de representant legal d'un bureau de representation
 
 
Certificat de code entreprise d'un bureau a Shanghai
 

 

Depuis le début des années 80, la création du Bureau de Représentation a été autorisée par le gouvernement de Pékin afin de permettre aux sociétés étrangères de prospecter et établir des contacts avec le marché chinois à moindre frais (veille du marché, établissement de relations d’affaires), avant d’envisager par la suite une transformation de cette présence en Chine en ayant des activités commerciales ou industrielles, et ce au fur et a mesure que les réglementations chinoises ont graduellement autorisé la creation de Joint-venture ou de filiale WOFE détenue a 100%.

Principalement dans les années 90, beaucoup d'entreprises occidentales implantent un bureau de représentation en Chine afin de d'avoir une base de liaison avec des fournisseurs ou fabricants chinois. Opérationnellement, ces structures sont le plus souvent appelées bureau de sourcing ou bureau de contrôle qualité.

Plus récemment, d'autres entreprises souhaitent créer un bureau de représentation afin d'avoir en Chine une base d'employés capables de suivre de la prospection auprès de clients locaux pour des produits ou des services vendus (exportés) par leur maison mère. Opérationnellement, ces structures sont éventuellement dénomées comme une représentation commerciale ou bureau de vente.

 

Principales caracteristiques, avantages et inconvénients d'un Bureau de Représentation:

Principaux avantages :

Principaux inconvénients :

Relative rapidité de création (2 a 3 mois pour les formalités complètes après le dépôt du dossier aux administrations locales.

Pas d' activités commerciales autorisées, ni de facturation.

Aucun capital

Pas de droits d’import export, donc aucune possibilité d’être importateur ou exportateur en Chine.

Une fiscalité le plus souvent basée sur le total des dépenses (méthode "cost plus") rattachées à l’activité en Chine. Taxation a un taux variable actuellement de 10 a 15% des dépenses mensuelles. Sinon, une methode (dite "deemed profit") taxe le bureau de représentation sur une portion de profit estimé réalisé hors de Chine.

Possibilité d’employer légalement du personnel chinois (via une agence d’intérim locale)

Une réglementation de Mars 2011 alourdit les obligations de gestion courante et impose aussi des audits annuels renforcés.

Ces mesures visent à contrôler que les Bureaus de Représentation ne sont pas engagés dans des activités à caractère commercial ou présentant une valeur ajoutée, même si cette dernière n'est pas sujette a facturation en Chine.

Possibilité d’employer des ressortissants étrangers et d'obtenir un permis de travail et visa de résident. Suite à une directive de Janvier 2010, le nombre d'étrangers résidents rattachés à un Bureau de représentation est officiellement limité à 4 personnes. Selon les provinces, ce nombre peut aussi être inferieur.

Le compte en banque du Bureau est utilisable pour effectuer des retraits et payer des dépenses seulement. Les seuls revenus autorisés sur le compte en banque du BR sont les devises versées par sa maison mère. Les devises reçues sont converties en RMB et servent à payer ses dépenses de fonctionnement.

Capacité de payer à partir de Chine les coûts de  couverture sociale locale pour les employés.

Un Bureau de représentation est une entité légale qui ne dispose pas de la personnalité juridique et qui ne ne peut être signataire de contrats commerciaux ou de travail.

 

Des contrôles du respect des activités autorisées des bureaux de représentation

Début 2010, les autorités de Pékin imposent que la maison mère doit avoir au moins 2 années révolues d’existence. A Shanghai par exemple, cette mesure est particulièrement controlée.

Suite à une mise a jour de la réglementation entrée en vigueur le 1er Mars 2011, les administrations appliquent un contrôle renforcé que les activités conduites concordent avec les activités autorisées. Ce contrôle est annuel lors de l'audit comptable et fiscal (justification de l'activité en vue d'apporter la preuve qu'elle n'a aucun caractère commercial ou différent de ce qui est autorisé dans l'objet social de son certificat d'immatriculation principal. Les autorités ont ainsi réagi suite au constat avéré de détournements d’activités et en particulier d’activités commerciales.

Si, en 2014, ouvrir un Bureau de representation reste une option d’implantation toujours autorisée et relativement rapide pour s’installer et tester le marché chinois, c’est une option non recommandée pour une implantation envisagée sur le long terme.

Dès lors que les perspectives commerciales le justifient, beaucoup de sociétés constituent une filiale commerciale (Joint-venture ou WOFE) qui devient un centre de profit après avoir dans un premier temps préféré implanter un Bureau qui etait géré comme un entre de coût.

 

Etapes et délais pour ouvrir un Bureau de Représentation en Chine (Shanghai)

Les procedures et requis varient sensiblement selon les provinces mais la logique administrative d’immatriculation suit les procédures globales suivantes, realisables après que le dossier complet ait été constitué (formulaires, contrat de bail du bureau, traductions assermentées, lettre de nomination du représentant légal)

  • Pré-enregistrement dans le systeme informatique de l'administration de tutelle, demande d’immatriculation officielle et obtention du  certificat d’enregistrement (ou d'immatriculation)

Certificat d'immatriculation d'un bureau de representation en chine

| Certificat d'immatriculation d'un Bureau de Représentation à Shanghai |

 

  • Effectuer les enregistrements complémentaires et obligatoires auprès d'autres administrations (Bureau des Statistiques, Bureau des Taxes, du Travail, des Changes, Police, obtention des tampons (sceaux) officiels….
  • Demande et obtention au nom du Bureau du permis de travail et visa de résidence pour les employés étrangers (ayant un statut d'expatrié ou de détaché) aui sont ou seront résidents en Chine.
  • Ouvrir les comptes en banque en monnaie locale (CNY ou RMB) et devises. Les banques acceptent d'ouvrir les comptes après que tous les certificats originaux sont délivrés.

 


En complément de cette présentation sommaire, nous tenons à la disposition des sociétés intéressées des informations détaillées et plus complètes relatives aux aspects de la création et gestion d'un bureau de représentation en Chine.

C.i. Process fait de la bonne préparation et optimisation de votre projet d'implantation en Chine un cœur de métier et disposons de nombreux exemples de missions réalisées dans des secteurs des services professionnels ou personnels, des activités de négoce import export et de gros, de vente au détail, de vente en ligne (e-commerce), d’assemblage et industrie.


 

 
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Notre valeur ajoutée pour ouvrir votre Bureau de Représentation en Chine :
 
Notre accréditation et expérience de l'implantation de sociétés en Chine
Un management résident depuis 20 ans a Taiwan et en Chine
La complémentarité d'une équipe multiculturelle occidentale et chinoise
Nos réseaux avec les autorités et administrations chinoises et reconnaissance des acteurs institutionnels
Une connaissance étendue des pratiques locales et des codes culturels pour mener de sérieuses négociations
 
 
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